Relatiegeschenken zijn aftrekbaar voor de btw als aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Er zijn namelijk verschillende situaties te onderscheiden. Het gaat hierbij om relatiegeschenken die je gebruikt voor acquisitie om nieuwe klanten binnen te halen. Of het gaat om relatiegeschenken die je weggeeft aan bestaande klanten of aan eigen personeel.
Relatiegeschenken voor acquisitie: btw is aftrekbaar
De btw op relatiegeschenken is volledig aftrekbaar als je deze gebruikt om nieuwe klanten te werven. Denk daarbij aan het uitdelen van pennen met je logo of bedrijfsnaam tijdens een beurs, congres of netwerkbijeenkomst. Er is dan sprake van acquisitie en deze manier van reclame maken zorgt ervoor dat je de btw als voorbelasting op de btw-aangifte mag opgeven. Overigens is dit eveneens het geval als je bijvoorbeeld T-shirts laat bedrukken en daar een sportteam in laat sporten in het kader van sponsoring.
Bestaande klanten: btw onder voorwaarden aftrekbaar
De btw op relatiegeschenken voor bestaande klanten is aftrekbaar onder bepaalde voorwaarden. Als relatiegeschenken voor een klant in een jaar niet meer kosten dan € 227 exclusief btw dan is de btw als voorbelasting op te geven. Je mag in deze situatie de btw dus volledig aftrekken. De meeste relatiegeschenken voor bestaande klanten gaan natuurlijk het bedrag van € 227 niet te boven, zodat je al snel van de mogelijkheid gebruik mag maken om de btw af te trekken.
Kosten relatiegeschenken beneden € 227
Relatiegeschenken die je als promotioneel artikel weggeeft aan bestaande klanten of als blijk van waardering zijn doorgaans veel goedkoper dan € 227. Er zijn wat dat betreft allerlei goedkope relatiegeschenken en zelfs al van ver onder 1 euro verkrijgbaar bij Lavista Relatiegeschenken. Geef je een bestaande klant een luxe relatiegeschenk dat boven het drempelbedrag van € 227 uitkomt dan is de btw vaak niet aftrekbaar. Dat geldt eveneens als de totale kosten van verschillende relatiegeschenken die je aan één persoon geeft boven het drempelbedrag uitkomen.
Uitzondering op drempelbedrag bestaande klanten
Er geldt op het drempelbedrag voor btw-aftrek op relatiegeschenken voor bestaande klanten wel een uitzondering. De btw is namelijk wel aftrekbaar als je zakelijke relatie bijvoorbeeld de btw over het artikel bij aanschaf zelf in het kader van bedrijfsuitoefeningen mag aftrekken. Dit is bij een relatiegeschenk dat je aan een particulier geeft bijvoorbeeld dus niet het geval, zodat particulieren niet onder de uitzondering vallen.
Relatiegeschenken voor personeel: btw onder voorwaarden aftrekbaar
Bij relatiegeschenken voor personeel geldt eveneens dat de btw onder voorwaarden aftrekbaar. Het is echter wel belangrijk om op het totale bedrag van € 227 te letten, want eigen personeel krijgt doorgaans op jaarbasis vaak meerdere geschenken. Denk bijvoorbeeld niet alleen aan relatiegeschenken, maar ook aan een kerstpakket of bijvoorbeeld aan een uitje. Je komt dan mogelijk wel snel boven een totaalbedrag van € 227 per jaar per werknemer.
Uitgaven toerekenen aan begunstigde
Boven het drempelbedrag per begunstigde is de btw niet meer aftrekbaar. Het is daarom belangrijk om persoonsgebonden uitgaven toe te rekenen aan de betreffende werknemers. Doe je een uitgave voor meerdere personeelsleden dan deel je de kosten door het aantal personen dat gebruikmaakt van de voorziening. Zo is het eenvoudig per medewerker vast te stellen of het drempelbedrag is overschreden.
Particulieren en niet btw-ondernemers
Een particulier heeft nooit de mogelijkheid om btw af te trekken. Dat is eveneens het geval als er sprake is van een zakelijke relatie die door de Belastingdienst niet is aangemerkt als ondernemer voor de btw. Denk maar aan de kleineondernemersregeling waar ondernemers vrijgesteld zijn van het in rekening brengen van btw en het doen van btw-aangifte. Verder geldt bij deze uitzondering dat de btw niet aftrekbaar is als de ontvanger zelf bij aanschaf minder dan 30% btw mag aftrekken en boven het drempelbedrag uitkomt.
Btw-aftrek of niet: je vergroot de betrokkenheid met relatiegeschenken
Nu je weet hoe het zit met de aftrek van btw op relatiegeschenken als voorbelasting is het duidelijk waar je op moet letten. Er is geen enkel probleem als je goedkope relatiegeschenken aanschaft zolang deze per begunstigde onder het drempelbedrag blijven. Wil je een duurder relatiegeschenk kopen dat boven het drempelbedrag uitkomt dan kijk je of je aan de voorwaarden voor btw-aftrek voldoet. Bij twijfel is het uiteraard altijd mogelijk om de voorwaarden die de Belastingdienst eraan stelt nog eens na te kijken. Zo weet je zeker dat je goed zit met het wel of niet mogen toepassen van de aftrek van btw op relatiegeschenken. Heb je een boekhouder dan kan je de vraag daar natuurlijk ook aan voorleggen.
In elk geval staat de eventuele btw-aftrek het effect dat je met relatiegeschenken bereikt niet in de weg. Zowel klanten als personeel als zakelijke relaties zien het krijgen van een relatiegeschenk altijd als een blijk van waardering. Daarmee vergroot je de betrokkenheid en binding met je bedrijf en dat is in feite veel meer waard dan de eventuele aftrek van btw op relatiegeschenken.
